Labels zijn een flexibel hulpmiddel waarmee je taken in Gridsz kunt classificeren, ordenen en terugvinden. Een label is een kort, kleurgecodeerd trefwoord (bijvoorbeeld LowEmissionZone, AfterCare of IncidentType123) dat cluster-/sitebeheerders centraal aanmaken en dat gebruikers vervolgens aan individuele taken toevoegen. Eenmaal ingesteld, vormen labels een krachtig hulpmiddel voor het filteren, rapporteren en het dagelijkse ticketbeheer — zonder dat de onderliggende taakgegevens of workflow worden gewijzigd.

Labels zijn beschikbaar in de modules ‘Orderafhandeling’, ‘Service & incidenten’ en ‘Aannemers’ en kunnen worden beperkt tot specifieke taaksoorten. Ze zijn altijd optioneel: een taak heeft standaard geen labels, en het toevoegen ervan heeft nooit invloed op de status of het proces van de taak.

Er gelden een aantal principes die overal van toepassing zijn:

• Labels zijn optioneel. Taken hebben standaard geen labels.
• Een taak kan maximaal 4 labels bevatten. Er kunnen alleen actieve labels worden toegevoegd.
• Labels gelden per geclusterde partij. Labelnamen zijn uniek binnen een partij (hoofdlettergevoelig).
• Labels zijn beschrijvend, niet functioneel. Het toevoegen, bewerken, deactiveren of verwijderen van een label heeft geen invloed op de status, de workflow of andere gegevens van een taak.
• Labels blijven binnen een takenreeks consistent. Taken die tot dezelfde takenreeks behoren, hebben dezelfde set labels (zie ‘Synchronisatie’ hieronder).

Hoe labels instellen

Het instellen van labels is een beheertaken die wordt uitgevoerd via het menu ‘Labels’. Van hieruit kunt u de labels bekijken die voor een cluster bestaan en deze aanmaken, bewerken, deactiveren of verwijderen. Het overzicht kan worden gefilterd op taaktype.

Gebruik het plus-pictogram om een nieuw label aan te maken en vul de velden in:

• Naam van het label (verplicht): 3–25 tekens. Alleen letters, cijfers, koppeltekens en onderstrepingstekens zijn toegestaan, en de naam moet uniek zijn binnen de cluster (hoofdlettergevoelig).
• Kleur (verplicht): kies één kleur uit de vooraf gedefinieerde lijst.
• Taaktype(s): laat ‘Alle’ geselecteerd om het label voor elk taaktype beschikbaar te maken, of selecteer specifieke taaktypes om het gebruik te beperken. Het label is dan van toepassing op de taken van de geselecteerde types.
• Status: stel deze in op ‘Actief’ om het label bruikbaar te maken, of op ‘Inactief’ om te voorkomen dat het wordt toegevoegd.

Opmerking: Het bewerken, deactiveren of verwijderen van een label heeft geen invloed op labels die al aan bestaande taken zijn toegewezen. Die taken behouden het label zoals het was op het moment dat het werd toegevoegd.

Etiketten voor aannemers

Sitebeheerders van aannemers die de Contractor-plugin gebruiken, beheren hun eigen labels.

• De labels van de aannemersplugin (hoofd- en subtaken), maximaal 4 per taak, worden niet gesynchroniseerd met de outTask.
• Eigen labels (outTasks): opdrachtnemers kunnen maximaal 6 eigen labels aan een outTask toevoegen. Eigen labels zijn alleen zichtbaar en bewerkbaar voor de opdrachtnemer en worden nooit teruggesynchroniseerd naar de inTask.
• Openbare (cluster)labels: aangemaakt door de clusterbeheerder en gesynchroniseerd van inTask naar outTask. Aannemers kunnen openbare labels zien, maar kunnen deze niet bewerken (max. 4). Een passieve operator die een outTask bekijkt, ziet alleen openbare labels. In totaal kan een aannemer maximaal 10 labels op een outTask zien.

Gebruikersrechten

Wie wat met labels mag doen, hangt af van de rechten die aan de gebruiker zijn toegewezen:

• MANAGE_OWN_LABELS_IN_TASKS – stelt een gebruiker in staat om labels toe te voegen en te verwijderen die door hemzelf zijn toegevoegd.
• MANAGE_ALL_LABELS_IN_TASKS – hiermee kan een gebruiker elk label aan een taak toevoegen of verwijderen. Een passieve gebruiker kan alle labels wijzigen; andere gebruikers kunnen alleen hun eigen labels wijzigen.

Hoe labels aanbrengen

Zodra labels actief zijn, kunnen gebruikers ze aan taken toevoegen om support , rapporteren en opvolgen support . Labels worden op twee plaatsen weergegeven: op het detailscherm van de taak en als kolom in de takenlijst.

Labels toevoegen en verwijderen

Bij alle soorten taken kunnen gebruikers labels toevoegen (mits ze over de benodigde rechten beschikken):

• Een label toevoegen: gebruik de knop ‘Labels toevoegen’ bij de taak. Er worden alleen actieve labels aangeboden en in de keuzelijst worden alleen labels weergegeven die nog niet aan de taak zijn toegevoegd. Standaard kan een taak maximaal 4 labels bevatten.
• Een label verwijderen: elk aangebrachte label heeft een knop ‘Verwijderen’.

Je kunt labels toevoegen, zowel bij het aanmaken van een taak als bij het bijwerken van een bestaande taak, totdat de taak de status ‘voltooid’ krijgt.

Synchronisatie binnen een reeks taken

Taken binnen dezelfde takenreeks hebben altijd dezelfde set labels:

• Orderafhandeling / Service: inTask ↔ outTask.
• Plugin voor aannemers: hoofdtaak ↔ subtaken. Subtaken die na de hoofdtaak worden aangemaakt, nemen de labels van de takenreeks over.
• Service – Incident: wanneer de verantwoordelijke partij wordt bijgewerkt en er een nieuwe outTask van het type INCIDENT wordt aangemaakt, neemt die outTask de labels van de takenreeks over.

Taken met labels selecteren

In de takenlijst kunnen gebruikers filteren op één of meer actieve labels. De optie ‘Alles’ geeft alle taken weer die ten minste één label hebben. Ook bevatten de exportbestanden een kolom met labels, waarbij de waarden door komma’s worden gescheiden.