Les étiquettes constituent un outil de marquage flexible qui vous permet de classer, d'organiser et de retrouver des tâches dans Gridsz. Un label est un mot-clé court, associé à un code couleur (par exemple « LowEmissionZone », « AfterCare » ou « IncidentType123 »), créé de manière centralisée par les administrateurs de cluster ou de site, puis ajouté par les utilisateurs à leurs tâches individuelles. Une fois mis en place, les labels constituent une aide précieuse pour le filtrage, la création de rapports et la gestion quotidienne des tickets, sans modifier les données sous-jacentes des tâches ni le flux de travail.

Les étiquettes sont disponibles dans les modules « Traitement des commandes », « Services et incidents » et « Sous-traitants » et peuvent être associées à des types de tâches spécifiques. Elles sont toujours facultatives : par défaut, une tâche ne comporte aucune étiquette, et l'ajout d'une étiquette n'a jamais d'incidence sur le statut ou le déroulement de la tâche.

Quelques principes s'appliquent dans tous les cas :

• Les étiquettes sont facultatives. Par défaut, les tâches ne comportent aucune étiquette.
• Une tâche peut comporter jusqu'à 4 étiquettes. Seules les étiquettes « Actives » peuvent être ajoutées.
• Les étiquettes sont définies au niveau de chaque groupe. Les noms d'étiquettes sont uniques au sein d'un groupe (sans distinction de majuscules/minuscules).
• Les étiquettes ont une fonction descriptive, et non fonctionnelle. L'ajout, la modification, la désactivation ou la suppression d'une étiquette ne modifie en aucun cas le statut d'une tâche, son flux de travail ou toute autre donnée.
• Les étiquettes restent cohérentes au sein d'un ensemble de tâches. Les tâches appartenant au même ensemble de tâches partagent un ensemble identique d'étiquettes (voir la section « Synchronisation » ci-dessous).

Comment configurer les étiquettes

La configuration des étiquettes est une tâche d'administration qui s'effectue à partir du menu « Étiquettes ». À partir de cet écran, vous pouvez consulter les étiquettes existantes pour un cluster, ainsi que les créer, les modifier, les désactiver ou les supprimer. La liste peut être filtrée par type de tâche.

Utilisez l'icône « + » pour créer une nouvelle étiquette et remplissez les champs :

• Nom de l'étiquette (obligatoire): 3 à 25 caractères. Seules les lettres, les chiffres, les tirets et les traits de soulignement sont autorisés ; le nom doit être unique au sein du groupe (sans distinction de majuscules/minuscules).
• Couleur (obligatoire): choisissez une couleur dans la liste prédéfinie.
• Type(s) de tâche: laissez l'option « Tout » sélectionnée pour que l'étiquette soit disponible pour tous les types de tâches, ou sélectionnez un ou plusieurs types de tâches spécifiques pour restreindre son utilisation. L'étiquette s'applique alors aux ensembles de tâches des types sélectionnés.
• Statut: définissez-le sur « Actif » pour que l'étiquette soit utilisable, ou sur « Inactif » pour empêcher son ajout.

Remarque : la modification, la désactivation ou la suppression d'un libellé n'a aucune incidence sur les libellés déjà attribués à des tâches existantes. Ces tâches conservent le libellé tel qu'il était au moment de son ajout.

Étiquettes des entrepreneurs

Les administrateurs des sites des sous-traitants qui utilisent le module « Contractor » gèrent eux-mêmes leurs propres étiquettes.

• Les libellés des plugins des sous-traitants (tâches principales et sous-tâches), au nombre de 4 maximum par tâche, ne sont pas synchronisés avec l'outTask.
• Étiquettes privées (outTasks) : les prestataires peuvent ajouter jusqu’à 6 étiquettes privées à une tâche sortante (outTask). Ces étiquettes ne sont visibles et modifiables que par le prestataire et ne sont jamais synchronisées avec la tâche entrante (inTask).
• Étiquettes publiques (de cluster): créées par l'administrateur du cluster et synchronisées depuis inTask vers outTask. Les prestataires peuvent voir les étiquettes publiques mais ne peuvent pas les modifier (4 au maximum). Un opérateur passif qui consulte une tâche outTask ne voit que les étiquettes publiques. Au total, un prestataire peut voir jusqu'à 10 étiquettes sur une tâche outTask.

Droits des utilisateurs

Les actions que chacun peut effectuer sur les étiquettes dépendent des autorisations attribuées à l'utilisateur :

• MANAGE_OWN_LABELS_IN_TASKS – permet à un utilisateur d'ajouter et de supprimer les étiquettes qu'il a lui-même ajoutées.
• MANAGE_ALL_LABELS_IN_TASKS – permet à un utilisateur d'ajouter ou de supprimer n'importe quelle étiquette associée à une tâche. Un opérateur passif peut modifier toutes les étiquettes ; les autres intervenants ne peuvent modifier que les leurs.

Comment apposer des étiquettes

Une fois les étiquettes activées, les utilisateurs les ajoutent aux tâches afin de support , la création de rapports et le suivi. Les étiquettes apparaissent à deux endroits : sur l'écran de détail de la tâche et sous forme de colonne dans la liste des tâches.

Ajouter et supprimer des étiquettes

Pour tous les types de tâches, les utilisateurs peuvent ajouter des étiquettes (à condition de disposer des droits nécessaires) :

• Ajouter un libellé : utilisez le bouton « Ajouter des libellés » de la tâche. Seuls les libellés « Actifs » sont proposés, et la liste de sélection n'affiche que les libellés qui ne figurent pas déjà sur la tâche. Par défaut, une tâche peut comporter au maximum 4 libellés.
• Supprimer une étiquette : chaque étiquette appliquée comporte un bouton « Supprimer ».

Vous pouvez ajouter des étiquettes aussi bien lors de la création d'une tâche que lors de la mise à jour d'une tâche existante, jusqu'à ce que celle-ci atteigne le statut « terminée ».

Synchronisation au sein d'un ensemble de tâches

Les tâches d'un même ensemble de tâches partagent toujours un ensemble identique d'étiquettes :

• Traitement des commandes / Service : inTask ↔ outTask.
• Plugin Contractor : tâche principale ↔ sous-tâche. Les sous-tâches créées après la tâche principale héritent des étiquettes de l'ensemble de tâches.
• Service – Incident : lorsque la partie chargée de la résolution est mise à jour et qu’une nouvelle tâche sortante « INCIDENT » est générée, cette tâche sortante hérite des libellés de l’ensemble de tâches.

Sélectionner des tâches à l'aide d'étiquettes

Dans la liste des tâches, les utilisateurs peuvent filtrer les résultats en fonction d'un ou plusieurs labels actifs. L'option « Tout » affiche toutes les tâches comportant au moins un label. Les exportations incluent également une colonne « labels » contenant des valeurs séparées par des virgules.