Tunnisteet ovat joustava merkintätyökalu, jonka avulla voit luokitella, järjestellä ja etsiä tehtäviä koko Gridsz. Tunniste on lyhyt, värikoodattu avainsana (esimerkiksi LowEmissionZone, AfterCare tai IncidentType123), jonka klusteri- tai sivuston ylläpitäjät luovat keskitetysti ja jonka käyttäjät sitten lisäävät yksittäisiin tehtäviin. Kun tunnisteet on otettu käyttöön, ne toimivat tehokkaana apuna suodattamisessa, raportoinnissa ja päivittäisessä tikettien hallinnassa – muuttamatta lainkaan tehtävien taustatietoja tai työnkulkua.

Tunnisteita on käytettävissä tilausten käsittely-, palvelu- ja poikkeustilanteet- sekä alihankkijamoduuleissa, ja niiden käyttöalue voidaan rajata tiettyihin tehtävätyyppeihin. Ne ovat aina valinnaisia: tehtävällä ei ole oletusarvoisesti tunnisteita, eikä tunnisteen lisääminen vaikuta milloinkaan tehtävän tilaan tai käsittelyprosessiin.

Muutamia periaatteita noudatetaan kauttaaltaan:

• Tunnisteet ovat valinnaisia. Tehtävillä ei ole oletusarvoisesti tunnisteita.
• Tehtävään voi liittää enintään 4 tunnistetta. Vain aktiivisia tunnisteita voidaan lisätä.
• Tunnisteiden soveltamisala määritetään klusteroidun ryhmän mukaan. Tunnisteiden nimet ovat yksilöllisiä kunkin ryhmän sisällä (kirjainkokoa ei huomioida).
• Tunnisteet ovat kuvailevia, eivät toiminnallisia. Tunnisteen lisääminen, muokkaaminen, poistaminen käytöstä tai poistaminen ei koskaan muuta tehtävän tilaa, työnkulkua tai muita tietoja.
• Tunnisteet pysyvät yhdenmukaisina tehtäväjoukon sisällä. Samaan tehtäväjoukkoon kuuluvilla tehtävillä on samat tunnisteet (katso kohta ”Synkronointi” jäljempänä).

Kuinka määrittää tunnisteet

Tunnisteiden määrittäminen on järjestelmänvalvojan tehtävä, joka suoritetaan Tunnisteet-valikosta. Täältä voit tarkastella klusterille määritettyjä tunnisteita sekä luoda, muokata, poistaa käytöstä tai poistaa niitä. Yleiskatsausta voidaan suodattaa tehtävätyypin mukaan.

Luo uusi etiketti plus-kuvakkeen avulla ja täytä kentät:

• Nimikkeen nimi (pakollinen): 3–25 merkkiä. Sallittuja merkkejä ovat vain kirjaimet, numerot, väliviivat ja alaviivat, ja nimen on oltava ainutlaatuinen kyseisen klusteroidun osapuolen sisällä (kirjainkokoa ei huomioida).
• Väri (pakollinen): valitse yksi väri ennalta määritetystä luettelosta.
• Tehtävätyypit: Jätä asetukseksi ”Kaikki”, jotta tunniste on käytettävissä kaikissa tehtävätyypeissä, tai valitse tiettyjä tehtävätyyppejä rajoittaaksesi sen käyttöä. Tunniste koskee tällöin valittujen tyyppien tehtäväjoukkoja.
• Tila: Aseta tilaksi ”Aktiivinen”, jotta etikettiä voidaan käyttää, tai ”Ei-aktiivinen”, jotta sitä ei voida lisätä.

Huomautus: Tunnisteen muokkaaminen, poistaminen käytöstä tai poistaminen ei vaikuta tunnisteisiin, jotka on jo liitetty olemassa oleviin tehtäviin. Näissä tehtävissä tunniste säilyy sellaisena kuin se oli lisäyshetkellä.

Urakoitsijan tarrat

Contractor-laajennusmoduulia käyttävien alihankkijoiden sivuston ylläpitäjät hallinnoivat omia nimikkeitään.

• Urakoitsijan laajennuksen tunnisteet (pää- ja alatehtävät), enintään 4 kutakin tehtävää kohti, eivät synkronoidu outTask-toiminnon kanssa.
• Yksityiset tunnisteet (outTasks): alihankkijat voivat lisätä outTask-tehtävään enintään 6 yksityistä tunnistetta. Yksityiset tunnisteet ovat näkyvissä ja muokattavissa vain alihankkijan puolella, eikä niitä synkronoida koskaan takaisin inTask-tehtävään.
• Julkiset (klusterin) tunnisteet: klusterin järjestelmänvalvoja luo ne, ja ne synkronoidaan inTaskista outTask-tehtävään. Alihankkijat voivat nähdä julkiset tunnisteet, mutta eivät voi muokata niitä (enintään 4). Passiivinen operaattori, joka tarkastelee outTask-tehtävää, näkee vain julkiset tunnisteet. Alihankkija voi nähdä outTask-tehtävässä yhteensä enintään 10 tunnistetta.

Käyttöoikeudet

Se, kuka voi tehdä mitäkin etikettien kanssa, riippuu käyttäjälle myönnetyistä käyttöoikeuksista:

• MANAGE_OWN_LABELS_IN_TASKS – antaa käyttäjälle mahdollisuuden lisätä ja poistaa omia merkintöjään.
• MANAGE_ALL_LABELS_IN_TASKS – antaa käyttäjälle mahdollisuuden lisätä ja poistaa mitä tahansa tehtävän tunnistetta. Passiivinen toimija voi muuttaa kaikkia tunnisteita; muut osapuolet voivat muuttaa vain omiaan.

Kuinka kiinnittää etikettejä

Kun tunnisteet ovat käytössä, käyttäjät voivat lisätä niitä tehtäviin support , raportoinnin ja seurannan support . Tunnisteet näkyvät kahdessa paikassa: tehtävän tietonäytössä ja sarakkeena tehtävälistassa.

Tunnisteiden lisääminen ja poistaminen

Kaikissa tehtävätyypeissä käyttäjät voivat lisätä tunnisteita (jos heillä on tarvittavat oikeudet):

• Lisää tunniste: käytä tehtävän Lisää tunnisteet -painiketta. Valikoimassa näkyvät vain aktiiviset tunnisteet, ja valitsimessa näkyvät vain ne tunnisteet, joita tehtävässä ei vielä ole. Oletusarvoisesti tehtävään voi liittää enintään 4 tunnistetta.
• Tarran poistaminen: jokaisessa kiinnitetyssä tarrassa on Poista-painike.

Voit lisätä tunnisteita sekä tehtävää luodessasi että olemassa olevaa tehtävää päivittäessäsi, kunnes tehtävä siirtyy lopputilan.

Tehtäväjoukon sisäinen synkronointi

Samaan tehtäväjoukkoon kuuluvilla tehtävillä on aina täsmälleen samat tunnisteet:

• Tilausten käsittely / Palvelu: inTask ↔ outTask.
• Urakoitsijan laajennus: päätehtävä ↔ alatehtävä. Päätehtävän jälkeen luodut alatehtävät perivät tehtäväjoukon tunnisteet.
• Palvelu – Tapahtuma: kun ratkaisun suorittaja päivitetään ja uusi INCIDENT-outTask luodaan, kyseinen outTask perii tehtäväjoukon tunnisteet.

Tehtävien valitseminen tunnisteiden avulla

Tehtävälistassa käyttäjät voivat suodattaa tuloksia yhden tai useamman aktiivisen tunnisteen perusteella. ”Kaikki”-vaihtoehto palauttaa kaikki tehtävät, joilla on vähintään yksi tunniste. Vienti sisältää myös tunnisteita koskevan sarakkeen, jossa arvot on erotettu pilkuilla.